Modelo IDEAS: Los 5 atributos de la organización moderna de una empresa en la era digital-exponencial.

Como fórmula para ayudar a entender a los empresarios describo en este artículo cómo realizar un proceso de transformación digital considerando el modelo de organizaciones exponenciales (ExO) que propone el estudio realizado por Singularity University.

En el artículo pasado explique una parte de este modelo el cual es el modelo SCALE por sus iniciales en inglés, este incluye:

1. Empleados bajo Demando (Staff on Demand)
2. Comunidad y Entorno (Community & Crowd)
3. Algoritmos.
4. Activos Externos (Leveraged Assets)
5. Compromiso (Engagement).

El modelo anterior tiene que ver con los atributos o prácticas que utilizan las empresas que tienen un crecimiento exponencial y que se han documentado en un estudio referido a 100 empresas de crecimiento exponencial (ExO). Se refiere a prácticas más hacia afuera de la empresa.

En el siguiente artículo describiré los atributos o características que forman parte interna de la empresa, IDEAS por su acrónimo en inglés.

Ambos componentes son parte de la guía de la transformación digital a la que nos hemos referido que deben pasar las empresas modernas para hacer frente a los retos de la economía digital-exponencial que también hemos explicado en otro de nuestros artículos y seminarios, y que deben ser impulsadas por medio de una ejecución consciente de los empresarios y líderes de las empresas y organizaciones que aspiren a generar alto impacto y sobrevivir en el nuevo entorno.

Antes de describir dichos atributos, quiero recordar la importancia de considerar y entender que la transformación digital no solo se refiere a datos, digitalizar información de los flujos de trabajo, sino de manera muy determinante, al impacto en la dinámica social que la tecnología provoca, y por ello la transformación digital incluye una alta dosis de transformación cultural. Se trata de liderar un cambio muy profundo en las empresas a nivel colectivo e involucrar a la gente alrededor de nuestra empresa u organización para que participe en forma entusiasta, voluntaria, dinámica, generando valor a sus vidas o negocios.

En el próximo artículo te platicare sobre los atributos internos del modelo que tienen el acrónimo IDEAS, que tiene que ver con las características de este tipo de empresas en la forma de organizarse y fortalecerse hacia adentro. Recuerden el modelo de negocios canvas, en el que una parte de las decisiones tienen que ver hacia la forma de relacionarse con el exterior y otras a organizarse al interior, algo similar: SCALE describe la forma de conectarse con su entorno al exterior, mientras que IDEAS: 1) Interfaces, 2) Tableros (DashBoards), 3) Experimentación, 4) Autonomía, 5) Tecnologías Sociales (Social Technologies), describe las características de organizarse hacia adentro con sus recursos, cultura, organización e interacción.

Atributos de las empresas Exponenciales, IDEAS.

I, Interfaces.

Este atributo se refiere a que las empresas utilizan formas de dirigir los procesos con claridad, ayudando a que los flujos de trabajo sean efectivos y se conecten unos con otros de forma ágil, dinámica y con la menor intervención humana.

Las interfaces son procesos de filtrado y unión, son una especie de puente entre fuera de la empresa y sus procesos internos, y dentro de las mismas áreas de la empresa. Se trata de algoritmos de flujos de trabajo que dirigen las demandas externas “Output” hacia las personas correctas dentro de la empresa.

Piensa cómo es en tu empresa, la forma en que las demandas, necesidades de información, solicitudes de clientes, proveedores, etc.. se dirigen a las personas correctas dentro de la misma, cómo se comparte información a medida que los procesos avanzan y se requiere participación de otras personas a las que originalmente se dirigió la solicitud.

Sin estas interfaces bien definidas y automatizadas es difícil crecer en forma masiva antes de que el gran volumen de demandas transforme a tu empresa en un desastre organizacional, dejando abajo la rápida respuesta a clientes, aliados o proveedores.

D, Tableros (DashBoards).

Esta característica trata de tener tableros con información en tiempo real para medir. El viejo dicho “Lo que no se mide, no se puede controlar y no se puede mejorar” no pasa de moda.

En el mundo en el que la tecnología está llena de datos que los propios sistemas generan, el internet, etc.., las Empresas Exponenciales (ExO) organizan estos datos en tableros que den sentido a medir los aspectos más relevantes del desempeño de la empresa, de sus empleados, y que están disponibles a todos los miembros de la empresa que participan para mejorar el desempeño y lograr los objetivos.

Dadas las posibilidades en la generación de datos, es preciso tener claridad de los datos que más den sentido en relación a los objetivos que persigue la empresa, de realizar análisis de grandes volúmenes de información y contar con los datos en tiempo real que permita tomar decisiones, y que genere “rendición de cuentas” de las personas involucradas en hacer que las cosas ocurran.

Algunos de las variables a medir constantemente es el desempeño de los procesos, los esfuerzos de ventas, la felicidades de los empleados, aliados, colaboradores, y por supuesto la felicidad de los clientes.

Los Indicadores Claves de Desempeño (KPI´s por sus siglas en inglés) miden el desempeño; y los Objetivos y Resultados Claves (OKR por sus siglas en inglés) miden el avance hacia los objetivos individuales, del equipo o de la empresa.

Todos en tu empresa tienen que tener un número, todos los equipos y por supuesto tu empresa, todos en función de los objetivos establecidos.

• ¿A dónde quiero ir? (Objetivos)
• ¿Cómo saber si estoy o estamos avanzando o progresando? (Resultados Clave para saber si estamos progresando)

E, Experimentación

La experimentación se refiere a la implementación de los principios de Lean Startup de probar hipótesis y experimentar constantemente posibilidades de mejora o de nuevos productos, servicios, procesos, etc.. Pero hacerlo bajo condiciones de riesgos limitados, invirtiendo pocos recursos y aprendiendo mucho.

La competitividad depende en gran medida de la velocidad de cambiar, de mejorar, por ello las Empresas de Crecimiento Exponencial (ExO) tienen que estar probando y experimentando posibilidades todo el tiempo que los lleve a tener ventajas en el mercado, dar mejores soluciones a sus clientes y mejorar la experiencia a los usuarios de sus productos, servicios y plataformas.

Mark Zuckerberg constantemente dice “ El mayor riesgo es no tomar ningún riesgo”.

Los principios de Lean Startup que utilizan las empresas exponenciales (ExO) son principios que vienen desde la genialidad de Toyota en su propuesta de manufactura esbelta (Lean), que establecieron que los procesos o tareas que no agregan valor deberán ser eliminadas. De la misma forma eliminar todos los gastos que no generan valor al cliente final.

De la misma forma, los principios de la experimentación buscan eliminar desperdicios pero también encontrar mejores formas de hacer las cosas. No podríamos encontrar esas nuevas formas sin experimentar como lo hacen los científicos, y por supuesto fallando muchas veces como también lo hacen los científicos.

En este sentido, Steve Blank profundizó en este concepto con la idea de que no sabemos lo que el cliente verdaderamente quiere hasta que no le mostramos, es decir hasta que validamos alguna hipótesis.

Por ello, el lema de este atributo y de los principios Lean, son “Falla rápido y falla con frecuencia, mientras encuentras lo que no le genera valor al cliente, no sirve o encuentras algo que le genera mayor valor al cliente”.

A, Autonomía.

En este caso se refiere a la autonomía de equipos multidisciplinarios que se auto-organizan y que operan con autoridad descentralizada.

Muchas empresas empiezan a implementar estructuras de organización muy distintas a los clásicos organigramas, incluso sin descripciones de puesto o líneas de autoridad. En su lugar aparecen nuevas formas de agruparse en equipos multidisciplinarios, o convocatorias de unirse a equipos que se forman con objetivos que están alineados al propósito de la organización.

La idea detrás de esta forma de organización tiene que ver con la velocidad de respuesta y la manera de asignar responsabilidad a la gente que está “en el campo de batalla”.  Se trata de brindar más información, dar contexto, compartir los objetivos de la organización y aclarar los objetivos específicos del equipo y su alineación con el propósito y visión de la empresa, dotándola flexibilidad para hacer lo necesario para lograr dichos objetivo.

Este formato de organización requiere y supone que el personal es responsable, tiene el talento y está comprometido con lograr los objetivos de la empresa.

S, Tecnologías Sociales (Social Technologies)

Las tecnologías sociales están transformando la dinámica social de los entornos laborales, están modificando la forma de colaborar en forma horizontal, entre los compañeros, incluso a distancia, utilizando plataformas para generar interacciones colaborativas y de trabajo en equipo.

La tecnología social esta tomando tierra fértil por que los ambientes de trabajo son cada vez más digitales. Todo comenzó con el e-mail, luego wikis y las intranets que permitieron compartir información asincrónica, es decir compartir información cuando las personas no están alineadas en el mismo espacio y al mismo tiempo.

La tecnología social tiene 3 objetivos:

1. Reducir la distancia entre obtener y procesar la información y la toma de decisiones.
2. Pasar de tener que buscar información a hacerla fluir a tu equipo por medio de tu propia percepción.
3. Aprovechar la comunidad para crear ideas.

Algunos ejemplos de estas tecnologías son: Objetos sociales, Corrientes de Actividad, Gestión de Tareas, Compartir Archivos, Tele-presencia, Mundos Virtuales, Detención Emocional.

Algunas que nosotros utilizamos en nuestra empresa o con nuestros clientes son: ASANA, Slack, Kairos, Basecamp, Monday, Trello, G suite, Drop Box, One Drive, Active Campaign, Spark, por supuesto Whatsapp, Zoom, Skype, Google Hangouts, Second Life, y cientos de plataformas más.

Finalmente el Propósito Transformador Masivo (PTM), que significa que los miembros de la empresa, junto con los clientes, aliados, proveedores, comunidad, los une un propósito altamente significativo para todos, y bajo esta forma que hemos descrito de organización en este artículo es que la dimensión cultural es clave.

Nosotros podemos ayudarte a convertir tu empresa en una plataforma que pueda multiplicar su impacto, su valor y con ello su nivel de riqueza. Además de acompañarte para crear una transformación cultural que permita por medio de la ejecución consciente lograr altos niveles de rentabilidad, mientras disminuyes el drama de trabajar con la presión y el alto riesgo de una empresa tradicional en un entorno exponencial.

Un año tiene 8,760 horas, ¿invertirías 8 para organizar el crecimiento de tu empresa?