Leyendo los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, principios muy de sentido común pero poco aplicados, y revisando la guía Green Belt de la metodología Six Sigma, fueron la pauta para establecer 4 principios de mejora continua en un proyecto con uno de mis principales clientes. Se trata de establecer los principios que darán lógica a nuestra planeación y ejecución para mejorar la empresa en los siguientes meses. estos mismos principios pueden ser la base del mejoramiento de tu empresa también.
El primer principio es la PROACTIVIDAD, este principio se refiere a la responsabilidad y libertad interior de responder a lo que nos sucede a partir de identificar lo que es más importante; enfocarnos en lo que podemos influir y no en lo que no tenemos control.
Se trata de tomar la iniciativa, de ser factor de cambio en base a la visión, los valores y la integridad de la empresa.
El segundo principio es el OBJETIVO CLARO, se trata de tener muy claro el fin que deseamos que resulte de las iniciativas de mejora e innovación que vamos a implementar. Construir resultados en nuestra mente con suficiente claridad que haga efectivo el plan de ejecución.
Cuándo sabemos a donde ir con claridad podemos trazar la mejor ruta, aún mejor cuando tenemos claro el destino podemos disfrutar mucho mejor el camino, reducir el estrés o la ansiedad.
Este principio además es fundamental por que ayuda a que podamos comunicar al resto del equipo con claridad y con ello motivar a los participantes del nuestro equipo, convocando con los beneficios que todos vamos a obtener del resultado, con ello también provocar coordinación y colaboración.
El tercer principio se trata de PRIORIZAR, se trata de invertir nuestra energía y recursos en lo que realmente esté alineado hacia conseguir los objetivos, hacia actividades que agregan valor y realmente hacen la diferencia. este principio es fundamental para aprovechar los recursos, sobre todo el recursos más importante de todos, el tiempo.
En este principio, Covey en su libro de los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, nos enseña que hay 4 cuadrantes: I) Lo urgente y lo importante, II) Lo no urgente y lo importante, III) Lo urgente y no importante y finalmente IV) Lo no urgente y no importante. Muchas veces cuando buscamos la productividad nos enfocamos en el primer cuadrante de lo importante y urgente, pero el problema al hacerlo es que siempre estamos en modo de “apagar fuegos y urgencias”, estamos en modo de supervivencia, no desarrollamos nuestro talento creativo para resolver problemas recurrentes y enfocarnos en la mejora continua.
Este principio es constantemente violado por empresas en donde su cultura es una ética de trabajo muy arraigada, donde se premia que siempre estemos en acción sin dar espacio a actividades de relaciones, planeación, capacitación o incluso espacios de reflexión para la innovación. Este tipo de ambientes son productivos pero de corto plazo.
El cuarto principio no viene de Covey, sino de las metodologías de six sigma y calidad, MEDIR PARA MEJORAR, se trata de medir con claridad en dónde estamos, ya que lo que no se mide no se puede mejorar.
Primero debemos medir, una forma muy tradicional de la metodología six sigma es definir con claridad el factor de Defectos Por Millón de Oportunidades (DPMO) que es una referencia utilizada en el ámbito de medir la complejidad del ambiente de los procesos para producir con calidad.
La fórmula tiene que ver con definir con claridad las oportunidades en el proceso de que existan fallas o defectos, en definir una lista de esas posibilidades y con ello un cálculo de todas las posibilidades de falla o defectos. Esta herramienta es muy facil por que ayuda a identificar las causas de las posibles fallas y generar un plan de acción para disminuir las posibilidades de fallas en el proceso.
Ya sea soporte de servicio, instalación de equipos, de servicios otorgados o ventas, en todos los casos podemos reducir el margen de fallas, anticipándonos y trabajando con las causas que las producen.
Estas causas pueden ser, los materiales, la capacitación, el proceso de envío, el empaque, la distribución, la forma de cobranza muchísimas más según el proceso.
Por ello al iniciar un proyectos de mejora debemos declara el objetivo de forma muy clara y que pueda ser medida. Un ejemplo:
“Como empresa, el desempeño de nuestras cuenta por cobrar para el área de facturación no está cumpliendo la meta de 40 días de pago promedio. esto esta causando problemas de falta de liquidez y presupuesto, lo que tiene un impacto en 2 millones de pesos.”.
Lo importante es que definamos un problema con claridad y su impacto, y luego una lista de lluvia de ideas para solucionarlo. Después ordenar y filtrar esas ideas para darles orden y generar una ruta de tareas y acciones para mejorar, pero con un objetivo muy claro y una medición de dónde queremos estar después de las mejoras.
Lo màs importante del proceso es involucrar a la gente que está en el proceso o con la responsabilidad de entregar a los clientes. Involucrar a los participantes es clave, es facto de éxito o fracaso del proceso de mejora. Por ello involucralos desde el inicio.
En muchos casos los proyectos de mejora tienen un componente subjetivo de la expectativa de los clientes, pero ten mucho cuidado porque cuando decimos clientes, pueden ser internos. Busca conocer las expectativas de los clientes interactuando con tus clientes internos o externos, conversando con ellos, conociendo que esperan y asegurandote de sobrepasar esas expectativa
Si deseas implementar un programa de mejora en tu empresa queremos acompañarte, hemos tenido experiencia y sabemos que gran parte del proceso tiene que ver con la cultura y la gestión de la gente, no solo de mejorar los procesos
Mauricio Bustos Eguía
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