Actualmente escuchamos mucho el término de “home office” (trabajo en casa) para empresas extranjeras, siendo en México un tema que se veía lejano, sin embargo en estos tiempos donde es importante la prevención y el distanciamiento social, se vuelve un tema relevante y urgente para empezar a utilizar.
Para muchas personas trabajar desde casa puede implicar un reto aún mucho más grande de lo planeado, por ello en este manual se menciona cómo hacer este proceso aún más fácil con una serie de consejos y herramientas para trabajar productivamente.
Consejos para la mejora continua
- Mantener un horario y apegarse a él.
Cierto es que al estar en casa las cosas se llegan a tornar un poco más difíciles, más cuando estamos en casa y no solo somos nosotros los que se encuentran ahí.
Para este tipo de problema existen las herramientas para la gestión de proyectos, los cuales te permiten ser consciente de que tiempo se asigna y se debe de tomar para cada uno.
- Crear un cronograma de trabajo.
Para mantener la productividad y la comunicación efectiva se recomienda establecer horarios para reunirse virtualmente y dar seguimiento a los proyectos y actividades en los que se está trabajando. A continuación te presentamos una recomendación de horarios de seguimiento, que puede ser fácilmente ajustable.
8:00 am – Videollamada para organizar las actividades del día. Se solicita presentarse 5 minutos antes para evitar retrasos.
1:00 pm – Videollamada para revisión de avance de actividades del día.
5:00 pm – Videollamada para revisión de avance de las actividades del día y prioridades para el día siguiente.
Estas actividades se pueden plasmar directamente en herramientas como Google Calendar, Trello y Asana. Dentro de estas herramientas no solo tú eres partícipe de tu calendario, sino toda aquella persona que te autorices a participar. Para los gerentes y supervisores la modalidad es placentera, ya que te permite poder monitorear a los colaboradores en la realización de su proyecto.
- Levantarse como si se fuera a trabajar.
Sí, es difícil salir de la cama, pero tomar la computadora en cuanto se abren los ojos y quedarse en la cama no es la mejor opción. Estudios han confirmado que nuestro cerebro asocia la cama directamente con descansar, por lo tanto si no salimos de nuestra cama no dejaremos que nuestro cerebro respire y comience a pensar en otras cosas. Levantarse, arreglarse un poco, quitarse la pijama y comenzar el día es una opción bastante recomendable.
- Tener un espacio de trabajo.
Como antes lo mencione, quedarse en la cama a trabajar no es la mejor opción, organizar un lugar en casa donde nos podamos sentar con posiciones como: nuestros codos dejarlos apoyados y pegados a tu cuerpo manteniendo un ángulo de entre 90° y 100°, nuestra espalda recta y rodillas pegadas al piso con un ángulo lo más cercano a los 90°.
Si eres de esas personas que necesita Post-its, plumas de colores y escribir muchas cosas antes de traducirlas a la computadora, ¡ÚSALOS!, el fin de esto es que te sientas como si estuvieras en la oficina pero con la posibilidad de aumentar tu productividad un 13%, según estudios.
- Establecer límites
Aunque estemos en casa el trabajo sigue siendo importante, por eso es importante platicar con las personas que en esos momentos nos rodean acerca de la importancia de tomar tiempos y respetarlos. A veces las situaciones pueden ser difíciles ya que todo merece nuestra atención, pero con la ayuda de las herramientas para la gestión de proyectos las cosas pueden llegar a mejorar.
Incluso si nuestro tiempo se tiene que dividir entre el trabajo y atender a nuestros hijos, les recomendamos leer este artículo “http://entrenubesespeciales.blogspot.com/” que contiene increíbles ideas que te ayudarán a manejar los tiempos.
- La comunicación es de vital importancia.
Todas las herramientas antes mencionadas son muy importantes, facilitan la comunicación y ayudan a que esta sea más efectiva, sin embargo, no sirve de nada cuando simplemente se tienen pero no se usan. Ante esta situación es más difícil hacer las cosas debido a que no se tiene al compañero a un lado o en el mismo edificio, esto no debe de ser un impedimento, cuando la situación es aún más difícil se debe de proceder a una llamada o a informar rápidamente a todos los involucrados.
Herramientas para mejorar la productividad laboral
A continuación te presentamos algunas herramientas que te ayudarán a llevar la mejor organización de tu día laboral incluso si estás en casa.
Herramientas para la comunicación
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Herramienta |
¿Para qué sirve? |
¿Dónde encontrarla? |
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Slack |
Permite que los usuarios trabajen en canales y puedan agrupar mensajes, herramientas y archivos. Además, ahorra tiempo e incentiva la colaboración entre compañeros de trabajo. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link de descarga para PC: http://bit.ly/3dhqJ6a |
Zoom |
El programa Zoom no solamente ofrece llamadas a través de video sino además permite escribir mensajes al mismo tiempo y compartir cualquier archivo con los demás usuarios. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link de descarga para PC: http://bit.ly/3dhqJ6a |
GSuite |
La Suite de aplicaciones de Google presenta varias herramientas ideales para el teletrabajo en la que incluye alternativas de ofimática con las cuales se pueden editar archivos de Word, Excel y Powerpoint, entre otros, de forma colaborativa. |
Link para aplicación: |
Skitch |
Es otra herramienta de los creadores de Evernote aunque se puede usar independientemente de esta.¿Alguna vez tomaste una foto de pantalla u otra imagen y necesitaste hacer anotaciones, dibujar flechas, etc?. Para eso sirve Skitch. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link de descarga para MAC:
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Herramientas para la gestión de documentos
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Herramienta |
¿Para qué sirve? |
¿Dónde encontrarla? |
Google Drive |
Es el lugar donde se accede a todos tus archivos, incluidos los documentos de Google Docs y los archivos locales que Utiliza Google Drive para guardar todo tipo de archivos, incluidos documentos, presentaciones, música, fotos y vídeos. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link directo: |
DropBox |
Es una herramienta que permite sincronizar archivos a través de un directorio virtual o disco duro virtual en la red. Esto nos permite disponer de un disco duro o carpeta virtual de forma remota y accesible desde cualquier ordenador en el mundo. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link directo: |
Wetransfer |
Es una plataforma que te permite enviar hasta 2 GB de archivos a varios destinatarios, de forma gratuita. Es una interfaz sencilla para compartir archivos y documentos con colegas y amigos de una manera muy fácil y extremadamente eficiente. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link directo: |
Herramientas para la gestión de proyectos
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Herramientas |
¿Para qué sirve? |
¿Dónde encontrarla? |
Asana |
Es una plataforma de gestión del trabajo que los equipos usan para mantenerse enfocados en las metas, los proyectos y las tareas diarias. Cuenta con un panel para asignar tareas y monitorear su desarrollo. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link de descarga para PC: |
Trello |
Es de las aplicaciones más populares para trabajar a distancia. De acuerdo con sus desarrolladores, es un software de administración de proyectos que permite a sus usuarios crear diferentes actividades y monitorear su desempeño en tiempo real. La app es como especie de post-it o bloc de notas que permite a los equipos organizar el trabajo. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link de descarga para PC: http://bit.ly/2TW5Aqg |
Google Calendar |
Es una agenda y calendario electrónico desarrollado por Google. Permite sincronizarlo con los contactos de Gmail de manera que podamos invitarlos y compartir eventos. |
Centro de descargas disponible en Apple o Play Store.
Link directo: |
La transformación digital es un proceso al cual, tarde o temprano, tendremos que sumarnos para poder preparar a nuestra empresa para los cambios constantes del entorno. Es importante, ahora más que nunca, prepararnos para las nuevas dinámicas de trabajo y convivencia que nos ayudarán a lograr nuestros objetivos y mantenernos a flote.
Con este reto de mantenernos en casa, las empresas que se preparen rápido podrán continuar sus operaciones con menos problemas y limitaciones.
Algo que es importante resaltar es que no solo basta con usar herramientas, es necesario buscar una optimización completa, es necesario saber utilizar todo para que en conjunto funcione mucho mejor.
En Elévate somos expertos en este proceso, somos fieles partidarios de la optimización de las herramientas, por ello te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros y conozcas más sobre cómo implementar este proceso en tu empresa.