Construye una agenda productiva en tu empresa y en tu vida

Dos albañiles colocaban ladrillos, uno de mala gana y malhumorado por el apremiante sol, el visible cansancio del gran esfuerzo. El otro muy animado, sonriente y con entusiasmo colocando su cemento y los ladrillos de la mejor forma posible. Ante la gran diferencia de actitud entre ambos, un observador curioso preguntó al malhumorado albañil: “¿qué estas haciendo?, y este le respondió, “¿que no ves?, estoy poniendo ladrillos en medio de este solazo”. Cuando el curioso preguntó al otro albañil, la respuesta lo dejo pasmado, con animo y voz firme, entusiasta, incluso con orgullo, contestó: “estoy construyendo una catedral, la mejor, que ayudará a miles de personas a mejorar su vida, su relación con Dios y los hará mejores hombres. 

Una de las principales prácticas que realizo con mis clientes en el proceso de coaching es definitivamente entender ¿cuál es su catedral?, una persona que no entiende cuál es el propósito de lo que hace nunca estará motivada. Entender su propósito, sus metas y objetivos, así como el beneficio de estos es lo principal que cualquier empresario debe clarificar. 

¿Cómo empiezo?

Para empezar a tener mayor claridad hay algunas preguntas que debes hacerte. ¿Cómo quieres que se tu vida en 10 años?, ¿Qué logros quieres alcanzar en ese tiempo?, recuerda que el tiempo es lo más valioso, el recurso más limitado, entonces en mi práctica de coaching siempre busco hacer consciencia de ello, ¿Qué vas a hacer que sea tan valioso con tan poco tiempo? 

Lo que hago es dividir la respuesta en partes, ¿qué deseas en tu salud o estilo de vida?, ¿cómo imaginas tu vida familiar?, ¿cómo quieres que sea tu vida social, tus relaciones y amigos?, ¿qué logros profesionales vas a alcanzar?, ¿cuáles son tus objetivos financieros? ¿cómo imaginas tu vida espiritual y el impacto de transcendencia en tu vida? 

Si imaginas 10 años adelante, la idea es después quebrar en 5 o 3 años, y finalmente en 1 año. Una vez clarificado que deseas en tu vida, entonces es tiempo de definir ¿cómo tu empresa te ayudará en dichos logros?

Empieza estableciendo 2 parámetros, ¿Qué debes dejar de hacer, abandonar o decir no, de inmediato y en los siguientes 3 meses?, ¿Qué debes de empezar a hacer y decir si en los siguientes 3 meses?.  Esta claridad a nivel de corto plazo te dará la luz para iniciar tu camino a la grandeza. 

Una vez definidos tus objetivos hacia 1 año, lo que debes iniciar y lo que debes dejar, entonces lo que hago es iniciar la implementación de las mejores prácticas de productividad, el enfoque a las prioridades. 

Las prioridades las debes identificar agrupando las tareas o actividades que te llevarán a donde haz definido y asignando un “casillero de tiempo” es decir un espacio en tu semana para realizar tareas asociadas con cada objetivo. 

Las ROCAS

El termino ROCAS viene del famoso video y propuesto de Steve Covey en su internacional libro “Los 7 hábitos de la Gente Altamente Efectiva”.  En el que realiza una metáfora utilizando un recipiente de vidrio como el tiempo, y lo llena de arena, al cuál pide a una voluntaria que ponga rocas que representan tareas importantes relacionados con sus objetivos de vida. Al final las rocas no caben en el recipiente por que esta ocupado con arena, que representa las tareas de poca importancia que ponemos antes de hacer las cosas importantes. 

La solución de Covey es usar un paradigma diferente, es decir poner primero las rocas que representan lo importante, tus prioridades y al final la arena que representa lo menos importante, que muchas veces son distracciones, actividades que salen al día a día pero que agregan poco o nada de valor a tus objetivos. De esa forma al final demuestra que las tareas se agrupan en categorías que les llama rocas y son estas las que se colocan en la agenda-calendario primero para asegurar su ejecución.

En este sistema de gestión de productividad orientado en prioridades, lo primero es definir con claridad los objetivos, mismos que se enriquecen en forma muy especial cuándo están alineados a una visión-propósito de vida que te inspire, esta es tu visión de vida de más de 10 años. En el ámbito empresarial existe una forma de llamar a esta visión, BHAG, que por sus siglas en ingles significa “Big Hairly Audacious Goal”, un objetivo monstruoso y audaz. La idea es que tu visión de vida futura sea muy inspiradora y que represente tus sueños. Es el combustible de motivación para tu trabajo disciplinado y enfocado, es tu para que, ¡representa tu catedral!

Define tu catedral

• ¿Cómo es tu vida en la parte patrimonial a 10 años? Hablamos de ¿cuál es tu nivel de ingreso mensual?, ¿de tus propiedades? ¿a cuánto hienden tus ahorros e inversiones?, ¿bienes inmuebles de inversión, empresas, etc..)
• ¿Cómo es tu estilo de vida personal-familiar? Hablamos de ¿cómo son tus relaciones en familia, en pareja, con tus hijos, padres, hermanos?, ¿cómo vives tus relaciones sociales?, ¿quiénes son tus amigos y cómo convives con ellos? 
• ¿Cómo es tu salud y estilo de vida espiritual? Hablamos de tu paz mental, de tu rutinas de ejercicio y alimentación, de tus hábitos, de tu relación con Dios o con el universo en el que tu creas. De tu estado de salud físico y mental y lo que haces para tener bienestar.
• ¿Cuáles son tus logros profesionales? Hablamos de aprendizaje, de certificaciones, de progreso en el conocimiento o reconocimiento, hablamos de educación o impacto de tu genialidad en tu área de desempeño.Tiene que ver mucho el reconocimiento, pero la forma en que tú te sientes valioso o valiosa con tus conocimientos, habilidades y formas de aplicarlas.

Después de definir tu “catedral”, el proceso es definir los ladrillos que la van a construir, es decir bajar a objetivos intermedios, las mismas preguntas pero estableciendo objetivos a un plazo de un año. ¿Qué vas a lograr en un año en lo patrimonial, en lo personal-familiar, en tu salud y estilo de vida, en tus logros profesionales que indique que vas camino hacia construir tu visión de 10 años? 

A partir de esta reflexión es posible establecer prioridades, no solo lo que le dirás que “si”, sino sobretodo, a lo que dirás que “no”. 

Haciendo los ladrillos

• ¿Qué cosas, actividades, hábitos, conocimientos, personas nuevas necesitas en tu vida, etc, qué iniciarás a hacer o tener en los siguientes 3 meses que no estás haciendo ahora? Se refiere a lo nuevo que vas a incorporar en tu vida, se refiere a cosas que posiblemente ya sabes que debes hacer pero de alguna forma no la haces porque te arrastra el día a día. 
• Qué cosas, actividades, hábitos, conocimientos limitadores, personas tóxicas, dejarás de hacer o tener en los siguientes 3 meses? Se refiere a lo que ocupa tu tiempo que no esta alineado a tus objetivos hacia 10 años, que no te ayudarán a lograr los objetivos que has elegido cumplir en un año. 

Para cambiar los resultados en el futuro es necesario cambiar lo que estas haciendo en el momento presente. Cambiando lo que haces, que este enfocado a tus verdaderas prioridades, verás los resultados. La motivación es pensar que estas construyendo esa catedral que has definido e imaginado con mucha claridad. 

Define tus rocas

El último paso es definir tus “ROCAS”, es decir clasificar las tareas, actividades, decisiones, hábitos e iniciativas en categorías, ponerles un nombre a dicha categoría de tareas y asignarle una porción de tiempo en tu ocupada agenda. 

Se trata de hacer un “templete” o modelo de cómo luce tu semana, creando “casilleros de tiempo” de las categorías de actividades. Es muy similar a lo que hacíamos en la escuela, teníamos categorías de conocimiento, ejemplo: matemáticas, física, biología, español, etc.. y a cada categoría de aprendizaje le asignaba la escuela un horario, de esa forma todos nos organizábamos alrededor de este orden. Todos los del grupo sabíamos que la clase de matemáticas se da de 8:00 a 8:50ª, y también sabíamos que tendríamos un recreo o descanso de 10 minutos antes de tener otra clase de química de 9:00 a 9:50am.

También podemos clasificar las tareas dentro de la categoría por el nivel de importancia o urgencia, y de esa manera saber que tarea hacer primero y cuál después. Al asignar un espacio tipo casillero en nuestra agenda semanal a las categorías, hacemos un balance y espacio para los proyecto o iniciativas que nos llevará a tener los resultados que deseamos. 

Una parte muy importante de la productividad es el enfoque, por ello la clasificación y agrupación de tareas en categorías según su naturaleza es de vital importancia. Genera enfoque y asegura tener mas consciencia sobre lo que tenemos que hacer, los verdaderos ladrillos que nos llevarán a lograr nuestros objetivos y visión, es decir nuestra catedral. 

Para lograr un nivel de productividad alineada con tu visión de vida es de gran ayuda tener un coach con la experiencia para llevarte por este proceso e incluir el plan estratégico de tu empresa en tu plan de vida. 

¡Nosotros somos especialistas y te podemos ayudar en esta tarea tan importante en tu vida!

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