Cómo organizar a su equipo de trabajo

Uno de los retos más grandes dentro de los equipos de trabajo es la organización. Coordinarse uno mismo para realizar las actividades pendientes puede ser difícil, y coordinar a un equipo de trabajo y ayudarlos a organizarse no se vuelve más sencillo. Sin embargo, hay algunas acciones que puedes realizar para organizar a tu equipo de trabajo eficientemente. 

Antes de empezar es importante responder a la pregunta:

¿Cómo se organiza su equipo actualmente?

Responder a esta pregunta sinceramente es importante, para poder establecer un “antes” y un “después” de la organización de su equipo, poder medir los avances y tomar decisiones para poner en marcha nuevas dinámicas. 

Para establecer una nueva cultura de organización se debe tomar en cuenta lo definido anteriormente y cómo podemos hacer real lo que se indica en la lista de abajo:

• Existen reglas y acuerdos claros de trabajo, y el equipo las conoce.
• Existen objetivos y resultados esperados claros de cada puesto.
• Se tienen metas retadoras para el equipo.
• Se tiene un sistema de comunicación efectivo con el equipo.
• Se tienen reuniones generales de seguimiento al equipo.
• Dividen el trabajo por prioridades proyectos, procesos o tienen claras sus actividades.
• Tienen indicadores de esfuerzos/ resultados para medir la efectividad. Indicadores de calidad o de eficiencia (tiempo productividad) para evaluar los procesos. 
• Al iniciar cada proyecto se tiene una reunión de organización.
• El proyecto/ proceso se registra de forma escrita en un documento.
• Se utiliza un formato/ plataforma para el seguimiento de actividades.
• Se tienen reuniones de seguimiento y se registran avances del proyecto.
• Al finalizar un proyecto se tiene una reunión de retroalimentación. 

Además de tomar en cuenta la organización y los aspectos más técnicos mencionados arriba, hay una serie de cosas a considerar que se basan en la la relación y dinámica de convivencia con el equipo, empezando por supuesto, con escuchar activamente y valorar la información que nos comunica el equipo. Esto se refiere a poner verdadera atención cuando hablemos con alguien, no solo oír lo que nos dicen, si no verdaderamente escuchar y procesar. Es muy importante impulsar con todo el equipo lo anterior para tener una buena comunicación y evitar malos entendidos. 

También es importante asegurarnos de crear un sentido de pertenencia con valores que motiven, con objetivos en común, dejando el ego atrás para ser parte del mismo equipo y no actuar individualmente. 

El verdadero cambio en la organización del equipo de trabajo se basará en que el líder aprenda a gestionar un liderazgo efectivo, donde promueva una actitud profesional, de claridad acerca del rol de cada integrante y se asegure de que todos entiendan a donde van y cómo se va a llegar ahí. Implementando lo mencionado anteriormente podrá notar un cambio en la organización y productividad de su equipo de trabajo, además de en la motivación y compromiso del equipo hacia la empresa.

Te invitamos a analizar las áreas de oportunidad de tu equipo para mejorar la dinámica de organización y alcanzar los objetivos, además de lograr un verdadero compromiso y sentido de pertenencia del equipo hacia el líder y el negocio.